Om in een school tot daadwerkelijke verandering te komen, denken we vaak aan het belang van een inspirerende en gedragen visie, het creëren van urgentie bij het ganse team, het creëren van voldoende draagvlak of het realiseren van een innovatieve schoolcultuur.

Een belangrijke en vaak nog onderschatte voorwaarde om hieraan te kunnen werken, is tijd.

“Een dag uit het leven van directeur Miriam anno 2017

Miriam is ‘s ochtends als eerste op school. Voor iedereen aankomt, wil ze nog wat werken aan het toekomstplan van de school. Maar er blijkt een probleem te zijn met de verwarming in de eetzaal. Ze gaat naar Eddy, de onderhoudsman, die naar een oplossing zoekt. Als ze in haar bureel terug is, is Anisa er al. Ze wil advies over een probleem in haar klas. Er gaat snel een half uur voorbij en dan is Eddy er opnieuw. Hij moet een onderdeel bestellen. Miriam tekent de bon en beantwoordt snel enkele dringende mails. Stilaan komen de eerste leraren aan. Ze gaat even een babbel slaan in de lerarenkamer. Daarna loopt ze naar de schoolpoort om er de binnenkomende leerlingen te begroeten. Na het belsignaal wordt zij onderschept door Ilse, die haar enkele facturen laat tekenen. Het is intussen tijd voor haar eerste vergadering. Samen met enkele leraren en de webmaster brainstormen ze over de nieuwe schoolwebsite. Na afloop krijgt ze telefoon van haar coördinerende directeur die informatie nodig heeft voor hun volgend overleg. Of ze niet snel een kleine presentatie kan voorbereiden. Bij dit werk wordt zij regelmatig onderbroken omdat mensen haar nodig hebben om een beslissing te kunnen nemen. Plots staat er een leerling voor de deur. Hij is uit de klas gestuurd. Het kost haar weer een half uur om uit te vissen wat er gebeurd is en welke sanctie ze zal nemen. Na de middag gaat een van de leraressen ziek naar huis. Miriam lost mee het roosterprobleem op. Dan volgt een vergadering over de voorbereiding van het kerstfeest en woont ze een bijeenkomst van de vakgroep wiskunde bij. Als zij terug op haar plaats komt, ligt er een briefje op haar tafel. Een ouder heeft gebeld en Miriam telefoneert meteen terug. Even later wordt ze naar de sportzaal geroepen waar ze voor de verbouwing materialen moet kiezen. Om vier uur staat Miriam terug aan de schoolpoort waar een ouder haar aanspreekt over de problemen van haar kind. Dan nog even naar huis, want ‘s avonds is er nog ouderraad. Van werken aan het toekomstplan van de school is vandaag niet veel terechtgekomen.”

Zijn bovenvermelde activiteiten dan niet belangrijk. Ja, zeker. De vraag is of de directeur ze allemaal zelf moet doen. Schoolleiders worden nog te vaak opgeslorpt door dagdagelijkse activiteiten. Het is moeilijk om aan je pedagogische project te werken als je slag om slinger gestoord wordt, overal bij wil zijn of te operationeel bezig bent. Dan rest er te weinig tijd voor het pedagogisch project. En dat is toch een van de kerntaken van een schoolleider. Een directeur die wil inzetten op verandering van zijn school, zal dus op zoek moeten gaan naar tijd. Tijd voor zichzelf maar ook voor zijn team. Dat is lastige opdracht. Maar niet onmogelijk.

DENK Proactief na over tijd

1. Denk na over wat je in de toekomst niet meer gaat doen, gaat delegeren of anders invullen. Focus zoveel mogelijk op activiteiten die niet dringend zijn, maar wel belangrijk. Zorg voor tijdsblokken in je weekplanning waarbij je niet onderbroken wordt.

2. Maak een analyse van de schoolactiviteiten en vraag je af of ze allemaal nodig zijn. Een filter daarbij kan zijn of de activiteit de leerling echt vooruit helpt.

3. Verwijder administratieve ballast voor het ganse team. Vraag je af wie iets doet met bepaalde overzichten, formulieren of rapporten. En of bepaalde dingen echt op papier moeten staan.

4. Zorg voor efficiënte en inspirerende vergaderingen. Stel alle vergaderingen in vraag. Welke zijn echt nodig? Hoe maken we ze actiever? Moeten ze zo lang duren? Moet iedereen aanwezig zijn? Kan je bepaalde informatie buiten de vergadering houden? Probeer eens een andere werkvorm uit.

5. Zorg ervoor dat collega’s in de school zelf beslissingen leren nemen, dat ze hun problemen zelf leren oplossen en deze niet meer naar omhoog delegeren.

6. Werk aan efficiënte processen en een goede omkadering om de werkstromen te kanaliseren, om opdrachten te organiseren en te delegeren.

7. Werk aan een beperkt aantal en met elkaar verbonden schooldoelen. Vermijd te veel parallelle projecten.

8. Voorzie tijd voor een beleids-/kern-/transformatieteam dat samen met alle collega’s de toekomst van de school uitstippelt.

9. Rooster individuele coachingstijd, overleg- en professionaliseringstijd structureel in.

10. Link thema’s van pedagogische studiedagen aan het gekozen pedagogisch project. Kies niet lukraak voor een boeiende spreker of een interessante workshop.

“Een dag uit het leven van directeur Miriam anno 2023

Miriam opent ’s ochtends haar mailbox niet en wordt tijdens de hele voormiddag geen enkele keer gestoord. Haar medewerkers weten intussen dat zij ’s ochtends liever rustig wil werken. Ze hebben geleerd om de meeste problemen zelf op te lossen. Ze nemen nu zelf beslissingen en tekenen documenten met ‘in opdracht’ zodat ze haar daar niet meer mee lastig hoeven te vallen. Miriam heeft de school de laatste jaren een nieuw gezicht gegeven. Het transformatieproject werpt zijn vruchten af. ’s Middags vergadert ze met haar transformatieteam om de presentatie voor het schoolbestuur door te nemen en om volgende stappen te bespreken. Er heerst een goede dynamiek in het team. Linda, de externe coach, is er ook. Zij heeft Miriam en het team enorm geholpen tijdens het traject. Zonder haar hadden ze het niet gered. Het tussentijdse resultaat oogt mooi. In een kwart van de klassen heeft de school een nieuw systeem ingevoerd. De klassen hebben een kleine instructieruimte en eilanden waar de leerlingen thematisch of autonoom werken. Leraren coachen en geven les in team. Het welbevinden van leraren en leerlingen is enorm gestegen en de leerlingen behalen mooie resultaten. Miriam heeft met de leraren afspraken gemaakt om geen leerlingen meer naar haar door te sturen. Ze voeren nu ook zelf leerlingen- en oudergesprekken. Miriam woont de ouderraad niet meer bij, dat doet nu Veerle. De dag nadien verneemt ze wat er is besproken en in hoeverre de school iets kan doen. Miriam was van plan om één dag per week thuis te werken, maar heeft daarvan afgezien. Aangezien de leraren van de omgevormde klassen nu 38 uur op school zijn om samen lessen voor te bereiden en te bespreken, wil ze het voorbeeld geven. Ze heeft haar werk nu zo georganiseerd dat ze ook op de school rustig en geconcentreerd kan werken.”

Myriam achterna?

EduNext inspireert en begeleidt scholen om zelf van binnenuit te veranderen. Interesse om te weten hoe wij zo een begeleiding aanpakken? Vraag een vrijblijvend intakegesprek aan. Of neem contact op met Dirk (dirkdeboe@edunext.be - 0474/949448)