Het belang van sychroon groepsdenken
Tijdens een teamoverleg, een brainstorm of vergadering kun je drie fases onderscheiden:
1) Definitie van het probleem of de uitdaging
2) Divergentie: meerdere ideeën of oplossingen bedenken
3) Convergentie: selecteren, ontwikkelen en realiseren van ideeën en oplossingen
Fasevolgorde
Het doorlopen van deze fases is van groot belang. Het gebeurt dat je zelf of samen met collega’s een van de fases overslaat. Je denkt bijvoorbeeld dat je het probleem kent en begint meteen met ideeën te bedenken. Terwijl het belangrijk is om het probleem of de uitdaging eerst helder te krijgen. Je kunt immers veel tijd verliezen door aan een verkeerd probleem te werken. Een tweede valkuil is de divergentiefase overslaan. Bijvoorbeeld omdat je denkt dat je eerste oplossing meteen de beste is of als iemand met een oplossing komt die hout lijkt te snijden. In een groep valt het veel voor dat iedereen meegaat met een goed klinkend idee. Op het einde van de bijeenkomst zeg er dan iemand: ‘ik had ook een idee maar het is niet aan bod gekomen’. In dit geval is de groep te snel naar de derde fase geschakeld. Wat ook kan is om in de tweede fase te blijven hangen en niet meer toe te komen aan de derde fase. De ideeën worden dan niet concreet en dus ook niet gerealiseerd. Het is belangrijk om de drie fases steeds goed te doorlopen. Dit vergroot de kans op betere en meer gedragen oplossingen. En dit vergroot ook de kans dat ze de streep halen en werkelijkheid worden.
Faseverwarring
Dit gebeurt vaak in vergaderingen, vak- of werkgroepen. Als collega’s zich in verschillende fases bevinden, kan dit frustratie of zelfs conflict veroorzaken. Het gebeurt dat de ene collega nog met de definitie van het probleem bezig is, dat een ander collega al volop ideeën aan het bedenken is terwijl een derde collega de oplossingen al aan het beoordelen of aan het uitwerken is. Naast de negatieve impact op de groepsdynamiek, is het ook nog eens zeer inefficiënt en kan het ervoor zorgen dat collega’s uitgesloten worden of dat mensen geen zin meer hebben in ellenlange vergaderingen die tot niets leiden.
Fasesynchroniciteit
Om effectief en efficiënt te werken, zit elke deelnemer best in dezelfde fase en doorloop je deze drie fases gezamenlijk. Een facilitator kan voorstellen om eerst het probleem of de uitdaging te definiëren (of te herformuleren). Als de (nieuwe) uitdaging voor iedereen duidelijk is, dan geeft zij aan om samen naar de volgende stap gaan en vraagt ze elke deelnemer om ideeën of oplossingen te bedenken. Ze waakt erover dat er niemand bij de vorige fase blijft hangen en dat er niemand vooroploopt. Als er bijvoorbeeld iemand al ideeën begint te beoordelen, dan geeft zij aan dat dit voorlopig te vroeg is. Als er voldoende ideeën bedacht zijn, dan vraagt zij of het oké is om samen naar de volgende fase te gaan. Daarbij gaan de deelnemers hun ideeën groeperen, selecteren en uitwerken.
Zo zit elke deelnemers steeds in dezelfde fase en werkt de groep synchroon. Wanneer een collega tijdens de tweede fase een opmerking maakt die eerder bij de derde fase past, dan kan de facilitator ingrijpen door die persoon te vragen om dit even vast te houden en er later op terug te komen. Of als je in de derde fase bent en er toch nog iemand met een nieuw idee komt, dan kan zij vragen om dat idee te noteren voor later.
Niet alleen voor groepen
Deze fases zijn niet alleen belangrijk voor groepsbijeenkomsten, ze zijn ook van belang bij een individueel denkproces. Door eerst het probleem goed te doorgronden of te herformuleren, kun je bij een ander en beter probleem uitkomen. Door daarna veel ideeën te bedenken en te wachten alvorens je ze begint uit te werken, blijft je geest open en vergroot je de kans dat er nog extra sterke ideeën bijkomen. Door de ideeën daarna ook te concretiseren en uit te werken, zorg je dat je ideeën ook gerealiseerd worden.
Ook tijdens bilaterale gesprekken kun je deze drie fases herkennen. Als je bijvoorbeeld zelf met een idee komt naar een collega of een leidinggevende, dan ben je in de divergentiefase. Jouw collega of directeur kan echter al in de convergentiefase zitten en al meteen beginnen met ‘ja maar’. Als die collega zich ook bewust wordt van deze drie fases, dan vergroot het de kans dat zij zal wachten met oordelen tot jullie samen in de derde fase van het gesprek zitten.
Meer weten over groepsdynamiek?
In ons nieuw boek Druk op de schoolketel wijden we een hoofdstuk aan hoe mensen in een schoolsysteem functioneren en hoe hun gedrag wordt gestuurd. De komende periode organiseren we hierover ontmoetingsavonden waarbij we in gesprek gaan over andere manier van kijken naar schoolsystemen en hun patronen. Een avond van reflectie, ontmoeting en praktijkverhalen.
We houden halt in onderstaande inspirerende scholen. Meer info en inschrijven:
Boek Druk op de schoolketel is uitgegeven bij LannooCampus